搞定重要演讲或关键汇报，是每个职场人的进阶路上必须要完成的任务。
然而准备好重要报告，并不容易。如何管理心理和生理上的紧张反应？
资深高管教练从四个方面提供准备建议。跟着做，你也能轻松搞定大场面！
哈佛商业评论Lab与优衣库联袂推出“2021进阶手帐”，用哈评视角讲述当代打工人工作生活中需要的管理智慧。
本文是“2021进阶手帐”第017篇内容。
准备好重要报告，并不容易。你可能会觉得风险很高，尤其是当我们希望事情一切顺利的时候，就会有所期待。接下来，恐惧、焦虑，甚至手脚发软都可能发生。当这样的情况发生时，你能够做些什么事情来保持镇定？
首先要认知到，在作重要报告之前，感到焦虑或紧张是很正常的。人们会产生“战或逃”（fight-or-flight）的反应，试图抵御威胁。不过，“战或逃”的反应只会造成更多的抗拒和焦虑不安，你应该单纯地观察那些本能，并且安心接受这个想法：感觉不自在是整个游戏的一部分。
贝丝·列文（Beth Levine）写了一本书探讨如何向体育界学习领导力，她协助专业运动员和各个组织的领导人，提升演说、作报告和媒体上的表现。在她长达30年的公共关系、企业传播和指导教练的职涯当中，列文表示：“几乎每一个曾与我合作过的人，在作重要报告之前，都会有某种程度的紧张感觉。不会紧张的人是相当罕见的。因此，最好是全然接受自己的紧张状态，而不是抗拒它或推开它。”
若能不带任何判断地注意到发生了什么事情，我们便可以冷静地重塑情况，减轻我们感觉到的恐惧。
若任由紧张心态影响到我们的最佳表现，我们便失去了当下的沉着冷静，陷入脑海中持续不断的批判或令人担忧的想法：“如果我失败了，怎么办？如果这件事不顺利，怎么办？他们会怎么看待我？”
把意识带回到我们身体上，会很有帮助。留意当下发生的身体感受：心脏跳得飞快，呼吸很浅，胸腔紧缩，汗水直流，还有声音变得沙哑。察觉你身体的提示，做一次深呼吸，重新感受到沉着。注意你的周遭环境。把自己固定在或是触摸某一件实体的物体，比如桌子或投影片切换器，或者把你的体重移到自己的脚趾头和双脚上。下面有另外一些方法，让你把注意力转移到自己的身体上，可以帮助你保持镇静：
在作重要报告的前一晚好好睡一觉，摄取足够的水，并且留意咖啡因摄取量，以免提高心跳率。另外，你一定要好好用餐，不会在刚开始报告时就觉得饿。
有些研究显示，维持强而有力的身体姿势（例如把双手放在臀部上，双脚分开，像“神奇女侠”那样），可以让你觉得更有自信。有一篇论文发现，这样的姿势甚至会导致荷尔蒙的变化，虽然这一项发现后来仍有争议。就算具有力量的姿势只是一种安慰效应，但很多人表示，这种技巧帮助他们在重要的谈话之前，感觉自己理智清晰，而且情绪掌控良好。
站起来，深吸一口气。想像一下，在你的胃里有一个沉重的铅球。感觉一下它的重量。感觉它的坚固性质。把你的焦点放在这里，而不是你的头部或胸部。
如果可以的话，提早一点到达会议室，想像你拥有这个空间。走一趟周遭的空间，检查一下配置，并且留意空间的大小。像是收音机的旋钮一样，想一想你可以如何调整音量、表情或手势，以便配合空间大小。
妥善准备能够帮助你放松紧张的心情。尝试安排一些时间来组织你的想法，决定最佳的报告速度，以及拟好说话重点。你要留意准备投影片和准备说话内容的时间比例；我们大多数人都花了太多时间在投影片上。另外，演练报告速度和起承转合也会有帮助。
你可以做的最重要的事情，就是准备并练习你报告的开场内容，这会为随后一切做好准备。正如列文所说的，“紧张时肾上腺素大量分泌的情况，通常大约两分钟之后就会消失。开场时，说一些正面积极或意想不到的东西来定调。”
若你能够直接吸引听众的注意力，就征求他们的意见，以便争取一些时间，好在开场时更能掌握情势。例如：
● 如果是演讲，可以对听众做个民调。你可以提问，有多少人在组织里已经待了超过10年，请举起手来。或者，先询问少数几位听众，为什么他们会为了这个主题来到这里。
● 如果是正式的商业报告，就拟定议程，跟与会团体一同确认。你可以这么说，“今天的会议时间，我们会讨论到x，y和z。这是我们应该聚焦的主题，还是缺少了别的重点？”
● 在报告开始之前，先让你的声带热身一下。尤其如果你生性内向的话。你可以跟店里的咖啡师聊天，或是询问同事今天过得如何。
若要作好妥善的准备，就应在作报告之前，接受自己会紧张的事实，并保持镇定。可是，在报告进行当中，如果你仍然感到不自在、怀疑或不安，该怎么办？
如果你担心无法回答听众的提问，就预先准备好可能提问的清单。另外，如果你被问到自己不确定该如何回答的问题，应先预准备好几个不同的回应方式，比方说：
● “这是一个好问题。我现在没有答案，但我之后会回答你。”
● “对于这个问题，我初步的看法和反应是x。这是一个很好的问题。我和我的团队这星期会深入研究一下，之后我会提出更完整的答复。”
● 把问题转给会议室里的其他人，或是直接回到听众身上：“让我把这个问题抛给给大家——有没有人现在对这个议题有想法或观点？”
最后，我们绝对不会知道重要的报告之后会如何发展。我们可以观察、接受和重新建构这场报告，让它成为一个自然过程的一部分，借此让自己保持镇定。除此之外，我们可以运用我们的身体，更专注在当下，并且使用良好的准备技巧来顺利开场，吸引听众，并让他们全心投入。
但同样重要的是，在作完报告之后，花时间好好思考一下整件事的进展情况。扪心自问或询问他人这次报告的真实情况。哪些地方做得还不错，哪些地方可能可以更有效果？想一想你可以询问哪些人，寻求诚实的回馈意见和建议。问一问你自己，哪些心态、准备或技术也许可以帮助你保持镇定。根据这次经验，日后你可以采用哪些例行做法？认真反省与思考，可以更新自己的最佳实务，并持续更新我们长期对自己作报告和沟通的成效有何看法。
艾米·仁苏（Amy Jen Su）| 文
艾米·仁苏（Amy Jen Su）是Paravis Partners的联合创始人和管理合伙人，Paravis Partners是一家著名的高管教练和领导力发展公司。在过去的20年里，她曾为企业中的CEO、高管和高潜人才提供辅导。
马冰仑 | 公众号文章编辑
